Một người dân ở khu phố cũ cầm hồ sơ đến trụ sở quen thuộc, nhưng trụ sở đó giờ đã chuyển thành điểm tiếp nhận của một phường khác. Người khác tra mạng thấy tên xã cũ, gọi điện hỏi thì cán bộ một cửa lại phải giải thích từ đầu. Tấm bản đồ dán tường ở sảnh UBND vẫn in ranh giới từ trước đợt sắp xếp. Đó là bối cảnh thực tế của rất nhiều xã, phường sau năm 2025, và cũng là lý do bản đồ số hành chính trở thành hạng mục chuyển đổi số có nhu cầu thật.
Bài viết này dành cho lãnh đạo UBND xã, phường, Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị tham mưu chuyển đổi số. Chúng tôi trình bày bản đồ số hành chính gồm những gì, nên làm phần nào trước, phần nào không nên làm lại, và những điểm cần chốt để hệ thống không “chết” sau vài tháng vì dữ liệu lỗi thời.
Bản đồ số hành chính là gì và giải quyết điểm nghẽn nào?
Bản đồ số hành chính là một ứng dụng bản đồ trên web, hiển thị ranh giới và tên các đơn vị hành chính, vị trí trụ sở cơ quan, các điểm tiện ích công, kèm thông tin để người dân biết mình thuộc đâu và cần làm gì. Khác với file ảnh scan bản đồ, dữ liệu ở đây là các lớp vector có bảng thuộc tính, nên có thể tìm kiếm, bật tắt từng lớp và cập nhật từng phần mà không phải in lại. Nếu bạn cần phần nền về khái niệm, xem bài Bản đồ số là gì.
Điểm khác của bản đồ hành chính so với bản đồ du lịch hay bản đồ quy hoạch là đối tượng phục vụ: người dân đi làm thủ tục. Họ không cần phân tích không gian phức tạp. Họ cần ba câu trả lời nhanh và đúng.
Địa chỉ này thuộc đơn vị nào?
Người dân nhập số nhà, tên đường, tên thôn hoặc số tờ, số thửa và thấy ngay địa chỉ đó thuộc xã, phường nào sau sắp xếp. Từ đó biết nơi nộp hồ sơ đúng, tránh đi nhầm trụ sở.
Trụ sở ở đâu, làm việc lúc nào?
Vị trí trụ sở và các điểm tiếp nhận, sơ đồ phòng ban, số điện thoại công khai, lịch tiếp công dân. Đây là thông tin vốn đã công khai nhưng đang rải rác ở bảng tin, trang web và nhóm Zalo.
Đến nơi thì đi đâu, cần gì?
Hướng dẫn hồ sơ theo từng lĩnh vực, biểu mẫu, đường dẫn nộp trực tuyến. Khi người dân chuẩn bị đủ trước khi đến, cán bộ bớt được nhiều câu hỏi lặp lại về địa chỉ và giấy tờ.
Ba điểm nghẽn này không mới. Điều mới là đợt sắp xếp đơn vị hành chính làm chúng xảy ra cùng lúc, ở quy mô lớn, trong khi kênh thông tin truyền thống (bảng tin giấy, loa phát thanh, hướng dẫn miệng) không cập nhật kịp.
Bốn hạng mục của một bản đồ số hành chính
Không phải địa phương nào cũng cần làm tất cả cùng lúc. Bốn hạng mục dưới đây là khung đầy đủ; phần sau của bài sẽ gợi ý thứ tự ưu tiên.
Tra cứu thẩm quyền theo địa chỉ hoặc thửa đất
Ô tìm kiếm nhận địa chỉ cũ lẫn mới, tên thôn, tổ dân phố hoặc số tờ, số thửa. Kết quả hiện tên đơn vị hành chính hiện hành, trụ sở và điểm tiếp nhận gần nhất, nút chỉ đường.
Tour 360 bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Không gian Một cửa được chụp 360: lối vào, máy lấy số, các quầy theo lĩnh vực (ví dụ địa chính, tư pháp – hộ tịch), bàn viết đơn. Bấm vào từng quầy mở hướng dẫn hồ sơ, biểu mẫu và đường dẫn tới Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Lớp tiện ích dân sinh
Trạm y tế, trường học các cấp, nhà văn hoá thôn, bưu cục, điểm thu gom rác, điểm sinh hoạt cộng đồng. Mỗi điểm có tên, địa chỉ, giờ mở cửa, số liên hệ công khai.
Ranh giới và tên gọi mới tới thôn, tổ dân phố
Lớp ranh giới xã, phường hiện hành và các lớp chi tiết hơn khi có dữ liệu. Có thể bật lớp ranh giới cũ để người dân đối chiếu, ghi rõ là lớp tham khảo lịch sử.
Tour 360 bộ phận Một cửa: giúp người dân “đi thử” trước khi đến
Trong bốn hạng mục, tour 360 bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là phần có giá trị rất cụ thể với người dân. Người cao tuổi, người lần đầu làm thủ tục hay người từ địa bàn cũ chuyển sang thường ngại không gian công quyền xa lạ. Được “đi thử” trước trên điện thoại, họ biết cửa nào vào, lấy số ở đâu, quầy nào phụ trách việc của mình.
Một tour Một cửa tốt thường gồm vài điểm chụp: cổng và biển tên trụ sở, sảnh chờ có máy lấy số, dãy quầy, bàn viết đơn, khu trả kết quả. Mỗi quầy gắn một hotspot thông tin. Hotspot đó không chứa nguyên văn thủ tục (vì thủ tục thay đổi), mà dẫn tới trang thủ tục tương ứng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh. Cách làm này giúp nội dung luôn đúng theo nguồn chính thức. Xem thêm về cách thiết kế hotspot ở bài Hotspot trong virtual tour.
Một lưu ý về thuật ngữ: nhiều tài liệu cũ vẫn ghi “dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4”. Theo Nghị định 42/2022/NĐ-CP, cách phân loại hiện hành là dịch vụ công trực tuyến toàn trình và một phần. Nội dung hướng dẫn trên bản đồ nên dùng đúng thuật ngữ này để người dân không bị lẫn.
Tra cứu đơn vị hành chính mới từ địa chỉ cũ
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương vận hành theo mô hình hai cấp (tỉnh và xã), cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Hàng loạt xã, phường được nhập, đổi tên. Giấy tờ của người dân (sổ hộ khẩu cũ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng) vẫn ghi địa chỉ cũ, và sẽ còn như vậy trong nhiều năm.
Vì thế, chức năng tra cứu “địa chỉ cũ thuộc đơn vị mới nào” là phần có nhu cầu tìm kiếm thật và kéo dài. Về thiết kế, chúng tôi khuyến nghị:
- Cho phép nhập cả tên cũ.
Ô tìm kiếm nhận tên xã, phường, thôn cũ và trả về đơn vị hiện hành, kèm dòng giải thích ngắn “Xã A (cũ) nay thuộc xã B theo nghị quyết sắp xếp”. - Hiện nguồn và ngày cập nhật dữ liệu
ở chân popup. Người dân và cán bộ đều cần biết dữ liệu đang hiển thị có còn hiệu lực không. - Phân biệt tra cứu và xác nhận.
Ghi rõ kết quả trên bản đồ chỉ để tra cứu, thông tin chính thức theo văn bản của cơ quan có thẩm quyền và xác nhận của UBND xã, phường.
Điểm cuối cùng rất quan trọng. Ranh giới hành chính chính thức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập. Đơn vị làm bản đồ, kể cả 360VR, chỉ hiển thị dữ liệu được cung cấp, không tự vẽ hay “chỉnh” ranh giới. Viết rõ điều này trên giao diện giúp tránh hiểu lầm khi có khu vực giáp ranh đang chờ xử lý.
| Cách làm | Ưu điểm | Rủi ro |
|---|---|---|
| Bảng tra cứu dạng danh sách (tên cũ → tên mới) | Làm nhanh, dễ cập nhật, không cần dữ liệu ranh giới | Không xử lý được trường hợp một xã cũ bị chia cho nhiều đơn vị mới |
| Bản đồ ranh giới có tìm kiếm theo địa chỉ | Trực quan, xử lý được khu vực bị chia tách, kết hợp được trụ sở và tiện ích | Phụ thuộc chất lượng dữ liệu ranh giới và dữ liệu địa chỉ |
| Kết hợp cả hai | Danh sách cho tra cứu nhanh, bản đồ cho trường hợp phức tạp | Cần quy trình cập nhật đồng bộ hai nguồn |
Trong thực tế, phương án kết hợp thường hợp lý nhất. Danh sách đối chiếu tên cũ, tên mới có thể đưa lên trước trong khi chờ hoàn thiện dữ liệu ranh giới chi tiết.
Tương tác hai chiều: liên kết kênh có sẵn, không làm thêm hệ thống mới
Bản đồ có toạ độ nên rất hợp để người dân phản ánh hiện trường: ổ gà, đèn đường hỏng, rác thải tự phát, kèm ảnh và vị trí chính xác. Tuy nhiên nhiều tỉnh đã có ứng dụng hoặc cổng tiếp nhận phản ánh, kiến nghị riêng, gắn với quy trình xử lý của các sở, ngành.
Khuyến nghị của chúng tôi là không xây một kênh phản ánh mới trên bản đồ hành chính. Thay vào đó, đặt nút “Phản ánh” dẫn sang kênh chính thức của tỉnh, nếu kênh đó có giao diện nhận toạ độ thì truyền sẵn vị trí người dân đang xem. Như vậy phản ánh vẫn đi đúng quy trình, cán bộ không phải theo dõi thêm một hộp thư, và địa phương không phải lo thêm một hệ thống lưu trữ dữ liệu cá nhân.
Khi bản đồ có bất kỳ chức năng nào thu thập thông tin người dân (họ tên, số điện thoại, ảnh), cần tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15, hiệu lực từ 01/01/2026) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành (thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP): thông báo mục đích, xin đồng ý, giới hạn thời gian lưu.
Video hướng dẫn cho người cao tuổi
Một phần nhỏ nhưng đáng làm: các video ngắn hướng dẫn từng bước những thủ tục người dân hay làm nhất (đăng ký khai sinh, chứng thực bản sao, xác nhận cư trú). Video gắn vào quầy tương ứng trong tour 360 hoặc vào popup của trụ sở. Người cao tuổi xem video dễ hơn đọc văn bản hướng dẫn, con cháu cũng có thể gửi đường dẫn cho ông bà xem trước.
Video không cần dựng cầu kỳ. Quay tại chính quầy của xã, phường, cán bộ quầy thuyết minh, phụ đề rõ là đủ. Quan trọng là giữ nội dung khớp với thủ tục hiện hành và có người chịu trách nhiệm cập nhật khi quy định đổi.
Kiosk tra cứu tại sảnh UBND
Không phải người dân nào cũng tra trên điện thoại trước khi đến. Một màn hình cảm ứng đặt ở sảnh chạy chính bản đồ số hành chính giúp người đã đến nơi tra nhanh quầy cần tới, xem sơ đồ trụ sở, xem hướng dẫn hồ sơ.
Một số điểm kỹ thuật khi đưa bản đồ lên kiosk:
- Chạy chế độ kiosk của trình duyệt.
Khoá thanh địa chỉ, tắt phím tắt thoát, tự quay về trang chủ sau một khoảng không có thao tác. Như vậy người dùng không vô tình mở trang khác hay để lại phiên làm việc dở. - Giao diện cho ngón tay, không cho chuột.
Nút to, chữ to, ít tầng menu. Người cao tuổi là nhóm dùng kiosk nhiều, thiết kế phải ưu tiên họ. - Tích hợp, không thay thế hệ thống xếp hàng.
Máy lấy số thứ tự là hệ thống riêng của bộ phận Một cửa. Bản đồ có thể hiện vị trí máy lấy số, hoặc liên kết sang màn hình của hệ thống xếp hàng nếu hệ thống đó cho phép, nhưng không nên hứa “bốc số trên bản đồ”. - Có phương án khi mất mạng.
Kiosk tại sảnh nên lưu đệm phần dữ liệu tĩnh (sơ đồ trụ sở, danh sách quầy) để vẫn hiển thị được khi đường truyền chập chờn.
Bảng tin giấy và bản đồ số: dùng song song, không thay hẳn
Bảng tin giấy vẫn có vai trò, nhất là với người không dùng điện thoại thông minh. Bản đồ số bổ sung ở những chỗ bảng tin không làm được.
| Tiêu chí | Bảng tin giấy, bản đồ dán tường | Bản đồ số hành chính |
|---|---|---|
| Khả năng tiếp cận | Chỉ xem được khi đến trụ sở | Xem trên điện thoại, máy tính, kiosk bất cứ lúc nào |
| Cập nhật khi sắp xếp đơn vị | Phải thiết kế, in và dán lại | Cập nhật lớp dữ liệu, mọi nơi hiển thị thay đổi cùng lúc |
| Hình dung không gian trụ sở | Sơ đồ phẳng hoặc không có | Tour 360 thấy từng quầy, lối đi |
| Liên kết dịch vụ công | Ghi đường dẫn hoặc mã QR, người dân tự gõ | Bấm thẳng tới trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công |
| Biết người dân quan tâm gì | Không đo được | Thống kê lượt tra cứu, quầy được xem nhiều, từ khoá tìm kiếm |
Cách kết nối hai kênh đơn giản nhất là in mã QR dẫn tới bản đồ số ngay trên bảng tin giấy và trên phiếu hẹn trả kết quả. Người đã đến một lần sẽ có đường dẫn để lần sau tra trước ở nhà.
Nên triển khai phần nào trước?
Với ngân sách và nhân lực có hạn, chúng tôi thường gợi ý thứ tự sau, dựa trên mức độ người dân cần và mức độ phụ thuộc dữ liệu:
- Tra cứu đơn vị mới từ địa chỉ cũ và vị trí trụ sở.
Nhu cầu cao nhất, dữ liệu đã có sẵn từ nghị quyết sắp xếp. - Tour 360 bộ phận Một cửa và hướng dẫn thủ tục theo quầy.
Không phụ thuộc dữ liệu ranh giới chi tiết, làm được ngay, người dân thấy rõ thay đổi. - Lớp tiện ích dân sinh.
Có thể làm dần, giao từng ngành (y tế, giáo dục, bưu chính) cung cấp danh sách. - Ranh giới chi tiết tới thôn, tổ dân phố.
Phụ thuộc dữ liệu từ cơ quan chuyên môn, nên để sau khi dữ liệu đã chuẩn hoá.
Với cấp tỉnh, có thể làm một nền tảng chung cho toàn tỉnh, mỗi xã, phường là một “trang” riêng với tour Một cửa và danh sách tiện ích của mình. Cách này tiết kiệm hạ tầng, giao diện thống nhất và dữ liệu ranh giới chỉ quản lý một nơi.
Quy trình 4 bước xây dựng bản đồ số hành chính
Thu thập và chuẩn hoá dữ liệu
Tổng hợp dữ liệu ranh giới hành chính từ cơ quan có thẩm quyền, danh sách đối chiếu tên cũ, tên mới, danh mục trụ sở và điểm tiếp nhận, danh mục tiện ích công. Chuẩn hoá về cùng hệ toạ độ (dữ liệu trong nước thường ở VN-2000, bản đồ web hiển thị ở WGS-84), kiểm tra trùng lặp, thiếu sót.
Chụp 360 bộ phận Một cửa và trụ sở
Khảo sát, chọn điểm chụp, chụp 360 sảnh, dãy quầy, bàn viết đơn, khu trả kết quả, có thể thêm ảnh flycam tổng thể trụ sở. Bay UAV phải xin phép theo quy định hiện hành, xem mục pháp lý trong bài Flycam 360 là gì. Ghi lại danh sách quầy, lĩnh vực phụ trách để gắn hotspot.
Dựng bản đồ và giao diện tra cứu
Dựng các lớp bản đồ, công cụ tìm kiếm địa chỉ cũ và mới, popup trụ sở, tour 360 với hotspot dẫn tới thủ tục trên Cổng Dịch vụ công. Thử với người dùng thật, nhất là người cao tuổi, trước khi công bố.
Cài đặt, công bố và tập huấn
Triển khai lên máy chủ theo yêu cầu an toàn thông tin của địa phương, cài lên kiosk, công bố đường dẫn trên cổng thông tin điện tử của tỉnh và xã, phường, in mã QR trên bảng tin. Tập huấn cán bộ cập nhật nội dung.
Bước tập huấn hay bị xem nhẹ nhưng quyết định tuổi thọ hệ thống. Bản đồ hành chính mà chỉ đơn vị làm bản đồ sửa được thì sẽ lỗi thời ngay lần thay đổi tiếp theo.
Ai quản trị nội dung sau khi bàn giao?
Đây là câu hỏi nên chốt ngay từ khi lập đề cương, không phải khi nghiệm thu. Một mô hình phân quyền hợp lý thường như sau:
Văn phòng UBND tỉnh hoặc đơn vị chuyển đổi số tỉnh
Quản trị nền tảng, quản lý lớp ranh giới và danh sách đơn vị hành chính, duyệt thay đổi liên quan đến ranh giới.
UBND xã, phường
Cập nhật thông tin trụ sở, lịch tiếp công dân, danh sách quầy, video hướng dẫn và các điểm tiện ích trên địa bàn mình.
Các ngành chuyên môn
Cung cấp và cập nhật danh sách điểm thuộc ngành mình: trạm y tế, trường học, bưu cục, điểm thu gom rác.
Hệ thống quản trị nội dung (CMS) cần cho phép mỗi tài khoản chỉ sửa phần thuộc thẩm quyền, lưu lịch sử thay đổi để biết ai sửa gì, lúc nào. Không nên để dữ liệu “code cứng” trong mã nguồn, vì mỗi lần sửa một số điện thoại lại phải gọi lập trình viên. Cách tổ chức nội dung tương tự cũng áp dụng cho cổng di sản số của địa phương, xem bài Số hoá di tích là gì.
Hạ tầng và an toàn thông tin
Bản đồ số hành chính là hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước, nên cần được xác định cấp độ và bảo đảm an toàn theo quy định hiện hành về an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ. Luật An ninh mạng 2025 (số 116/2025/QH15), có hiệu lực từ 01/07/2026, đã hợp nhất và thay thế Luật An toàn thông tin mạng; các văn bản hướng dẫn đang được cập nhật, nên cần hỏi cơ quan chuyên môn của tỉnh về hồ sơ cấp độ áp dụng tại thời điểm triển khai. Địa phương có thể yêu cầu đặt hệ thống tại trung tâm dữ liệu của tỉnh hoặc hạ tầng đám mây đáp ứng tiêu chí của cơ quan nhà nước.
Một số nguyên tắc kỹ thuật chúng tôi áp dụng:
- Tách phần công khai và phần quản trị.
Trang bản đồ cho người dân chỉ đọc; trang quản trị đặt sau đăng nhập, giới hạn truy cập. - Không đưa dữ liệu nhạy cảm lên lớp công khai.
Ví dụ thông tin chủ sử dụng đất, dữ liệu hộ gia đình không thuộc phạm vi bản đồ hành chính công khai. - Tối ưu cho điện thoại cấu hình thấp và mạng yếu.
Ảnh 360 dùng định dạng nén tốt và tải theo nhiều mức độ phân giải, chi tiết ở bài
Tối ưu tốc độ tải virtual tour
. - Nhúng được vào cổng thông tin sẵn có.
Bản đồ và tour 360 có thể nhúng vào trang của xã, phường, không bắt người dân cài ứng dụng. Cách nhúng không làm chậm trang xem ở bài
Nhúng virtual tour vào WordPress
.
Nếu địa phương đã có nền tảng GIS hoặc cơ sở dữ liệu không gian, bản đồ hành chính nên lấy dữ liệu từ đó qua các chuẩn dịch vụ bản đồ (WMS, WFS) thay vì sao chép thêm một bản. Khác biệt giữa bản đồ số và hệ thống GIS phía sau được giải thích trong bài GIS là gì.
Những gì 360VR làm trong một dự án bản đồ số hành chính
360VR là đơn vị chuyên chụp, dựng tour 360 và bản đồ số tích hợp ảnh 360. Trong một dự án bản đồ hành chính, phần việc của chúng tôi tập trung ở:
- Khảo sát và chụp 360 bộ phận Một cửa, trụ sở, các điểm tiện ích cần minh hoạ.
- Dựng tour 360 với hotspot dẫn tới thủ tục trên Cổng Dịch vụ công, gắn video hướng dẫn.
- Dựng lớp bản đồ từ dữ liệu địa phương cung cấp, công cụ tra cứu địa chỉ cũ và mới, giao diện cho điện thoại và kiosk.
- Tổ chức cơ sở dữ liệu mở để đơn vị bổ sung điểm, tư liệu về sau.
Những phần thuộc thẩm quyền nhà nước như xác lập ranh giới, quy trình xử lý phản ánh, hệ thống dịch vụ công và hệ thống xếp hàng, chúng tôi tích hợp và liên kết, không thay thế.
Lập đề cương bản đồ số hành chính cho xã, phường của bạn
Gửi cho chúng tôi danh sách đơn vị, hiện trạng dữ liệu và cổng thông tin đang dùng. 360VR sẽ tư vấn phạm vi phù hợp, thứ tự triển khai và phần dữ liệu cần chuẩn bị. Mô hình bản đồ số kết hợp tour 360 mà 360VR đang làm cho di tích, di sản có thể xem tại trang bản đồ số VR360.
Câu hỏi thường gặp
Dữ liệu ranh giới hành chính trên bản đồ lấy từ đâu?
Từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thông qua UBND tỉnh hoặc sở chuyên môn. Đơn vị làm bản đồ chỉ chuẩn hoá định dạng, hệ toạ độ và hiển thị. Giao diện nên ghi rõ nguồn dữ liệu và ngày cập nhật ở mỗi lớp.
Khi địa phương tiếp tục điều chỉnh đơn vị hành chính thì cập nhật thế nào?
Người quản trị cấp tỉnh thay lớp ranh giới và danh sách đối chiếu trong CMS, mọi nơi nhúng bản đồ (web, kiosk, mã QR) tự hiển thị dữ liệu mới. Nên giữ lớp dữ liệu cũ dưới dạng tham khảo lịch sử để người dân tra giấy tờ ghi địa chỉ cũ.
Người dân có phải cài ứng dụng không?
Không. Bản đồ chạy trên trình duyệt, mở bằng đường dẫn hoặc quét mã QR. Cách này thuận tiện hơn cho người cao tuổi và người dùng điện thoại cấu hình thấp so với việc yêu cầu tải ứng dụng.
Bản đồ có thay thế Cổng Dịch vụ công không?
Không. Bản đồ là lớp định hướng: giúp người dân biết nộp ở đâu, cần giấy tờ gì, rồi dẫn họ tới đúng trang thủ tục toàn trình hoặc một phần trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hay cổng của tỉnh. Việc nộp, xử lý hồ sơ vẫn diễn ra trên hệ thống chính thức.
Một xã nhỏ, ít kinh phí có nên làm không?
Có thể bắt đầu nhỏ: danh sách đối chiếu tên cũ, tên mới, vị trí trụ sở và tour 360 bộ phận Một cửa. Nếu tỉnh có kế hoạch nền tảng chung, xã nên tham gia nền tảng đó thay vì làm riêng.
Ai chịu trách nhiệm khi thông tin trên bản đồ sai?
Mỗi lớp dữ liệu cần có đơn vị chủ quản được ghi trong quy chế vận hành, ví dụ trụ sở do UBND xã, phường cập nhật, ranh giới do cấp tỉnh quản lý. Lịch sử thay đổi trong CMS giúp truy được ai sửa gì để chỉnh nhanh.
Kiosk tại sảnh có cần phần mềm riêng không?
Không bắt buộc. Kiosk chạy chính bản đồ web trong chế độ kiosk của trình duyệt, chỉ cần tối ưu giao diện cảm ứng và tự quay về màn hình chính khi không có thao tác.
